Soutenance

Note_composition_jury_2023

– 4 à 8 membres
– au moins pour moitié de personnalités extérieures à l’établissement, à l’École doctorale et au travail du/de la doctorant-e
– au moins un-e professeur-e ou un-e maître de conférences en activité représentant d’Université Paris Cité
– au moins pour moitié de professeur-es d’université et assimilés (rang A)
– Le jury doit permettre une représentation équilibrée des hommes et des femmes.
– Le/la président-e du jury doit être un-e professeur-e d’université ou assimilé (rang A). Il/elle peut être un-e des rapporteur-es. Il/elle est désigné-e le jour de la soutenance.
– Les rapporteur-es sont choisi-es en raison de leur compétence et habilité-es à diriger des recherches (HDR). Les deux doivent être extérieur-es à l’École doctorale et à l’établissement. Ils/elles n’ont pas d’implication dans le travail du/de la doctorant-e.
– Le/la directeur-trice de thèse ne peut être ni président-e de jury ni rapporteur-e. Il/elle participe au jury mais ne prend pas part à la décision.

CAS PARTICULIERS DES COTUTELLES INTERNATIONALES DE THÈSE :
La composition d’un jury de thèse préparée dans le cadre d’une cotutelle internationale fait l’objet de spécificités définies dans la convention.
Pour toutes questions concernant la soutenance, veuillez contacter l’École doctorale : ed131@u-paris.fr et le Bureau des Soutenances : soutenance.doctorat.drive@u-paris.fr

Proposition du jury et désignation des rapporteurs 
1) Au plus tard 3 mois avant la date de soutenance prévisionnelle, la proposition pour la composition du jury et la désignation des rapporteurs doit être soumise à l’avis de la direction de l’ED par le.la doctorant.e ou le.la directeur.trice de thèse (merci d’envoyer un simple mail dans lequel sera détaillé le nom, prénom, grade, établissement de rattachement, laboratoire , HDR ou non et fonction dans le jury -rapporteur.e.s et examinateur.trice –  à l’adresse générique de l’ED131 ed131@u-paris.fr).

2) Une fois la proposition de composition de jury acceptée et validée par la direction de l’ED131, un mail sera envoyé au. à la doctorant.e contenant le lien pour commencer la procédure de soutenance sur l’application “Démat”.

3) Dans Démat, le.la doctorant.e devra vérifier l’exactitude des informations préenregistrées avant de remplir les 4 onglets (Thèse, Description, Jury, Description, Validation du. de la doctorant.e). Si une information est erronée, merci de le faire savoir auprès du. de la  gestionnaire de l’ED131 (ed131@u-paris.fr) qui se chargera de la modifier.

Après vérification/rectification des informations préenregistrées, le.la doctorant pourra remplir les 4 onglets (Thèse, Description, Jury, Description, Validation du. de la doctorant.e) sans oublier de bien valider à la fin.

4) L’application Démat génèrera (automatiquement) un mail à l’attention du. de la directeur.trice de thèse dans lequel se trouvera la composition de jury de soutenance. Elle devra être validée sur Démat puis signée et envoyée à l’ED131 (ed131@u-paris.fr).

5) Après l’avis de la direction de l’ED, la composition du jury est transmise par l’ED à l’équipe soutenances du pôle Collège des écoles doctorales (CED) pour décision et signature de la Présidence de l’Université.

6) Après signature de la Présidence, le.la doctorant.e recevra un mail de Démat dans lequel apparaitront toutes les informations relatives à la réservation de salle et l’heure de soutenance ainsi qu’aux services de reprographie de l’Université (impression de la thèse : un exemplaire par membre du jury + un exemplaire pour le.la doctorant.e).

Attention : Toute modification de la composition du jury après approbation du pôle CED entrainera l’annulation de la procédure de soutenance en cours.

Comment choisir les rapporteurs et les membres du jury ?
Les principes de composition du jury visent à garantir la qualité des thèses de doctorat délivrés et leur reconnaissance.
La composition du jury et la désignation des rapporteurs doivent être conformes à l’arrêté du 25 mai 2016 (article 17 et 18).

Soutenance à huis-clos et thèse confidentielle
Dans le cas d’une thèse confidentielle ou d’une soutenance à huis-clos, une demande de confidentialité doit être faite au préalable par le directeur ou directrice de thèse au moment de la soumission de la composition du jury. Le courrier justifiant cette demande doit être transmis à l’équipe soutenance (avec copie à l’ED), et sera soumis à l’avis de la direction du CED. La thèse confidentielle sera ensuite notifiée à la Bibliothèque d’UPCité pour la procédure d’enregistrement et de signalement.

La salle de soutenance
Pour les modalités de réservation d’une salle pour la soutenance, le doctorant ou doctorante doit se renseigner auprès de son ED. Il est vivement conseillé d’anticiper les démarches.

Après avoir reçu un avis favorable de la direction CED sur la désignation des rapporteurs et la composition du jury, le doctorant ou doctorante doit envoyer un exemplaire de son  manuscrit de thèse aux rapporteurs désignés. 
Il est recommandé de laisser au minimum 1 mois aux rapporteurs pour évaluer le manuscrit de thèse.
Le courrier officiel est envoyé aux rapporteurs par l’équipe soutenances, accompagné d’un formulaire d’aide à l’évaluation à compléter.
La date de retour des rapports est fixée 1 mois avant la soutenance.

Sur DEMAT : le doctorant ou doctorante doit renseigner les informations concernant l’heure et la salle de soutenance, si jamais cela n’a pas encore été fait.

Dès que possible et au plus tard 3 semaines avant la soutenance, le doctorant ou doctorante dépose la version électronique de sa thèse dans l’application DEMAT.
Avant dépôt, le manuscrit doit être obligatoirement soumis au logiciel de comparaison des sources Compilatio. L’attestation de soumission de la thèse au logiciel compilatio, signée par le directeur ou directrice de thèse, doit être transmise à l’équipe soutenances..
La thèse sera traitée par la Bibliothèque pour archivage, signalement et diffusion après la soutenance.
Vous retrouverez l’ensemble des outils, liens et informations utiles à la rédaction, au dépôt et à la diffusion de la thèse sur le portail de la Bibliothèque.

Au plus tard 1 mois avant la soutenance, les rapporteurs envoient leur rapport accompagné du formulaire d’évaluation à l’ED et à l’équipe soutenances.
Dès réception, l’autorisation de soutenance, accompagnée des rapports sont transmis à l’avis de la direction de l’ED.
Après avis de la direction de l’ED, l’autorisation de soutenance est alors transmise à la direction du CED pour décision et signature.
La soutenance est autorisée, le doctorant ou doctorante peut faire la publicité de la soutenance à venir.

Au plus tard 1 semaine avant la soutenance, l’équipe soutenances envoie les convocations aux membres du jury accompagnées d’une copie des rapports des rapporteurs. Le doctorant ou doctorante et le directeur ou directrice de thèse reçoivent une copie des rapports.
Les documents administratifs nécessaires à la soutenance dits « documents de soutenance » sont envoyés par l’équipe soutenances au directeur ou directrice de thèse.
Il reviendra au directeur ou directrice de thèse de transmettre les documents au président ou présidente désigné(e) le jour de la soutenance.

Les documents de soutenance sont les suivants :
– Procès-verbal de soutenance
– Rapport de soutenance
– Modèle de procuration pour les membres en visioconférence
– Note du pôle CED pour l’organisation de la soutenance
– Avis du jury sur la publication de la thèse soutenue

Caractère public de la soutenance
La soutenance est publique, sauf dérogation accordée à titre exceptionnel par la Présidente d’UPCité si la thèse présente un caractère confidentiel avéré. Cette demande doit être formulée 3 mois avant la soutenance.

Désignation du président ou présidente du jury
Le jour de la soutenance, les membres du jury désignent un président ou présidente parmi les membres de professeur ou assimilé (sauf le directeur ou directrice de thèse).
Les membres du jury en visioconférence doivent avoir envoyés la procuration au directeur de thèse pour que le président ou présidente du jury signe les documents en leur nom.

Déroulement de la soutenance
Un temps de présentation par le doctorant ou doctorante de ses travaux de recherche suivi d’un échange questions-réponses avec les membres du jury.
Délibérations et résultat
A l’issue de la soutenance, le jury se réunit pour délibérer et compléter collégialement les documents de soutenance.
Le président ou présidente signe le procès-verbal et le rapport de soutenance qui sont contresignés par les membres du jury autorisés à compléter ces documents.
Le jury revient dans la salle pour annoncer publiquement les résultats de la soutenance.
L’admission ou l’ajournement est prononcé par le président ou présidente du jury.
Après admission, le docteur ou docteure prononce le serment des docteurs relatif à l’intégrité scientifique inscrit sur le procès-verbal de soutenance.
Conformément à la réglementation en vigueur, le diplôme sera délivré sans indication de mention.

Au plus tard 1 mois après la soutenance, les documents de soutenance doivent être envoyés à l’équipe soutenances dûment complétés et co-signés par tous les membres du jury.

Attention ! les documents de soutenance doivent être envoyés de 2 manières :

• un scan par mail à l’adresse suivante soutenance.doctorat.drive@u-paris.fr
• par voie postale (originaux) à l’adresse suivante :

Université Paris Cité

Direction de la Recherche, International, Valorisation et Ecoles doctorales (DRIVE) Collège des Ecoles Doctorales

Bureau des soutenances

Site Grands Moulins de Paris

5, rue Thomas Mann

75013 Paris

A l’issue de la soutenance, le jury de soutenance émet un avis sur la délivrance de l’attestation du diplôme et sur la reproduction de la thèse soutenue sur le procès-verbal.
Dans le cas d’une demande de corrections et/ou modifications à apporter à la thèse par le jury le jour de la soutenance, le docteur ou docteure dispose d’un délai de 3 mois pour déposer la version corrigée de la thèse sous forme électronique accompagnée de l’attestation signée par le président ou présidente du jury.
Même si le jury n’a pas demandé de corrections et même si le docteur n’a pas de corrections à apporter, dans tous les cas le second dépôt est obligatoire pour indiquer le nom du président ou présidente du jury sur la page de couverture via l’application DEMAT.

A la demande du docteur ou docteure et seulement après avoir fait le dépôt définitif de la thèse, une attestation de réussite peut être délivrée par l’équipe soutenances.